Zapier Kosten 2026: Preise, Tasks & versteckte Kosten

Zapier kostet dich zwischen 0 und rund 30 US-Dollar im Monat, solange du nur ein paar einfache Automationen betreibst. Der Gratis-Plan reicht für 100 Tasks und zweistufige Zaps, der Professional-Plan startet bei 19,99 USD pro Monat (jährliche Zahlung) bzw. 29,99 USD (monatliche Zahlung) für 750 Tasks. Teuer wird es nicht durch den Einstiegspreis, sondern durch die Task-Zählung: Jeder erfolgreiche Aktionsschritt kostet einen Task – und mehrstufige Zaps fressen dein Kontingent schneller, als die meisten erwarten.

Hier bekommst du die aktuellen Preise, was als Task zählt, drei durchgerechnete Szenarien und die Kostenfallen, die auf keiner Preisseite fett gedruckt stehen.

Das Wichtigste auf einen Blick (Stand: Oktober 2026)

• Free: 100 Tasks/Monat, nur zweistufige Zaps, keine Premium-Apps, 15 Minuten Prüfintervall
• Professional: ab 19,99 USD/Monat jährlich bzw. 29,99 USD monatlich für 750 Tasks – mehrstufige Zaps, Filter, Premium-Apps
• Team: ab 69 USD/Monat jährlich bzw. 103,50 USD monatlich für 2.000 Tasks und bis zu 25 Nutzer (Zapier Pricing)
• Trigger, Filter, Paths, Formatter und Delay zählen nicht als Task – jeder erfolgreiche Aktionsschritt schon (Zapier Help)
• Abgerechnet wird in USD, dazu kommt ohne gültige UID-Nummer die österreichische oder deutsche Umsatzsteuer
• Mehrverbrauch kostet das 2,5-Fache des Basis-Task-Preises bei Monatszahlung, das 1,25-Fache bei Jahreszahlung
• Eine reine EU-Datenhaltung gibt es bei Zapier nicht – die Übermittlung in die USA läuft über das EU-US Data Privacy Framework

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Was ist Zapier? In drei Sätzen

Zapier ist eine Cloud-Plattform aus den USA, die laut eigenem App-Verzeichnis über 10.000 Apps miteinander verbindet (Zapier Apps), ohne dass du programmieren musst. Eine Automation heißt Zap und besteht aus einem Trigger (z. B. „neue Formular-Einsendung”) und einer oder mehreren Actions (z. B. „Kontakt im CRM anlegen”, „Willkommensmail senden”). Jede erfolgreich ausgeführte Action verbraucht einen Task – und nach Tasks richtet sich dein Preis.

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Zapier Preise 2026: alle Pläne im Überblick

Zapier hat vier Pläne. Die Preise stammen direkt von zapier.com/pricing, Stand Oktober 2026. Die Euro-Werte sind grob umgerechnet mit 1 USD ≈ 0,87 € (EZB-Kursniveau September 2026) und ohne Umsatzsteuer.

Plan	Preis jährlich	Preis monatlich	Tasks/Monat	Wichtigste Grenzen
Free	0 €	0 €	100	Nur 2-Schritt-Zaps, keine Premium-Apps, keine Filter/Paths, 15 Min. Intervall
Professional	ab 19,99 $ (~17 €)	ab 29,99 $ (~26 €)	ab 750	Multi-Step, Premium-Apps, 2 Min. Intervall, 1 Nutzer
Team	ab 69 $ (~60 €)	ab 103,50 $ (~90 €)	ab 2.000	Bis 25 Nutzer, SAML SSO, 1 Min. Intervall
Enterprise	auf Anfrage	auf Anfrage	individuell	Jahres-Task-Limit, Audit-Log, eigene Aufbewahrungsfristen

Jährlich zahlen ist laut Zapier 33 % günstiger. Teste erst monatlich und steig um, sobald deine Automationen stehen.

Die Task-Stufen im Professional-Plan

Du wählst beim Professional-Plan nicht nur den Plan, sondern auch eine Task-Stufe. Die für Selbstständige relevanten Stufen:

Tasks/Monat	Jährlich (USD/Monat)	Monatlich (USD/Monat)	ca. Euro (monatlich)
750	19,99 $	29,99 $	~26 €
1.500	39 $	58,50 $	~51 €
2.000	49 $	73,50 $	~64 €
5.000	89 $	133,50 $	~116 €
10.000	129 $	193,50 $	~168 €

Quelle: Zapier Pricing, Stand Oktober 2026. Den aktuellen Kurs findest du bei der EZB.

Umsatzsteuer für Österreich und Deutschland

Zapier ist als Nicht-EU-Anbieter im OSS-Verfahren registriert und muss deshalb Umsatzsteuer verrechnen, wenn deine Rechnungsadresse in der EU liegt – also 20 % in Österreich, 19 % in Deutschland. Hinterlegst du eine gültige, im VIES geprüfte UID-Nummer, entfällt die Steuer auf der Rechnung und du meldest den Bezug per Reverse Charge (Zapier Help: Tax applied to Zapier charges). Für Kleinunternehmer ohne UID heißt das: Der Netto-Preis oben ist nicht dein Endpreis.

Und weil Zapier in USD zum Tageskurs abbucht, schwankt dein Betrag leicht von Monat zu Monat.

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Was zählt als Task – und was nicht?

Das ist die wichtigste Frage für deine Kostenplanung. Laut Zapier Help Center gilt:

Zählt als Task	Zählt nicht als Task
Jeder erfolgreiche Aktionsschritt	Alle Trigger
Erfolgreiche Schritte in einem Error-Handler-Pfad	Filter und Paths
Schritte, die beim Replay eines Zaps erneut laufen	Formatter, Delay, Looping, Digest, Storage
Such-Aktionen, wenn sie „weiterlaufen bei keinem Treffer” eingestellt sind	Schritte, die fehlschlagen oder nicht ausgeführt werden
Code by Zapier (1 Task pro Lauf, mehr bei längerer Laufzeit)	Schritte in Zapier Tables und Zapier Forms
Zapier MCP: 2 Tasks pro erfolgreichem Tool-Aufruf	Zapier Agents (werden separat abgerechnet)

Die Faustregel: Tasks pro Zap-Lauf = Anzahl der erfolgreichen Aktionsschritte. Ein Filter, der einen Lauf stoppt, kostet nichts – das einfachste Sparwerkzeug, das Zapier hat. Nur: Filter gibt es erst ab Professional.

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Zapiers neuere Produkte: kosten sie extra?

Zapier ist längst mehr als Zaps. Was davon im Plan steckt und was nicht (Zapier Pricing):

• Zapier Tables (einfache Datenbank): im Plan enthalten. Free bis 2.500 Datensätze, Professional bis 100.000. Tabellen-Schritte verbrauchen keine Tasks.
• Zapier Forms (früher „Interfaces”, Formulare und einfache Portale): im Plan enthalten. Free mit 10 Seiten, Professional mit 50. Eigene Domain und Entfernen des Zapier-Logos erst ab Team.
• Copilot (KI-Assistent, der Zaps für dich baut): Free mit Tageslimit, ab Professional unbegrenzt.
• Zapier Agents (KI-Agenten): eigenes Kontingent in „Activities”, nicht in Tasks. Free hat 400 Activities pro Monat, das kostenpflichtige Agents-Paket mit 1.500 Activities liegt laut Preisseite bei rund 33 USD/Monat (jährlich).
• Chatbots: zwei sind gratis, mehr kosten als Add-on extra.
• Zapier MCP (damit Claude, ChatGPT & Co. Zapier-Aktionen auslösen können): in allen Plänen verfügbar, aber jeder Tool-Aufruf kostet 2 Tasks aus deinem normalen Kontingent.

Gerade MCP ist ein Punkt, den viele unterschätzen: Wenn dein KI-Assistent zehnmal am Tag über Zapier etwas in deinem Kalender oder CRM nachschlägt, sind das rund 600 Tasks im Monat – fast das komplette 750er-Kontingent. Wie man KI-Tools über MCP günstiger an Workflows anbindet, zeige ich in n8n-Workflows als MCP-Tools.

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3 Kostenszenarien für Selbstständige

Die folgenden Szenarien sind Rechenbeispiele mit realistischen Mengen, keine Kundenzahlen. Rechne mit deinen eigenen Volumen nach – die Logik bleibt dieselbe.

Szenario 1: Lead-Formular → CRM → Willkommensmail

Ein Coach sammelt Anfragen über ein Website-Formular. Der Zap: Trigger (neue Einsendung) → Formatter (Namen aufbereiten) → Kontakt im CRM anlegen → Willkommensmail senden → Benachrichtigung in Slack.

• Tasks pro Lead: 3 (CRM, Mail, Slack – Trigger und Formatter sind gratis)
• 80 Leads im Monat: 240 Tasks
• Passender Plan: Professional 750 – 19,99 $ jährlich bzw. 29,99 $ monatlich

Der Free-Plan reicht nicht, weil Multi-Step-Zaps erst ab Professional gehen. Den kompletten Funnel dazu findest du in Lead-Magnets automatisieren.

Szenario 2: Webinar-Anmeldungen

Du machst zwei Webinare im Monat mit je rund 300 Anmeldungen. Der Zap: Trigger (neue Anmeldung) → Filter (nur echte E-Mail-Adressen) → Kontakt mit Tag ins E-Mail-Tool → Zeile in Google Sheets für die Auswertung.

• Tasks pro Anmeldung: 2
• 600 Anmeldungen im Monat: 1.200 Tasks
• Passender Plan: Professional 1.500 – 39 $ jährlich bzw. 58,50 $ monatlich

Würdest du zusätzlich jede Anmeldung per Zapier im CRM anlegen und eine Erinnerungs-SMS anstoßen, wärst du bei 4 Tasks und 2.400 Tasks im Monat – und damit in der 5.000er-Stufe für 89 $ bzw. 133,50 $. Ein einzelner zusätzlicher Schritt verdoppelt hier also fast den Preis. Wie man den ganzen Ablauf schlank baut, findest du in Webinar-Funnel automatisieren.

Szenario 3: Rechnungs-Flow nach Zahlungseingang

Ein Online-Kurs-Anbieter verkauft 150 Kurse im Monat. Der Zap: Trigger (neue Zahlung) → Kunde in der Buchhaltung suchen, bei Nichtfinden anlegen → Rechnung erstellen → Rechnung per Mail senden → PDF in Google Drive ablegen.

• Tasks pro Verkauf: 5 (Suche mit „weiter bei keinem Treffer” zählt mit, dazu Anlegen bei Neukunden, Rechnung, Mail, Drive – gerechnet mit lauter Neukunden)
• 150 Verkäufe: 750 Tasks
• Passender Plan: rechnerisch Professional 750 – aber genau am Limit

Das ist die typische Falle: Ein guter Launch-Monat mit 200 Verkäufen, und du landest bei 1.000 Tasks. Realistisch planst du hier die 1.500er-Stufe für 39 $ bzw. 58,50 $ ein.

Szenario	Tasks/Monat	Plan	Jährlich	Monatlich
Lead-Formular	240	Pro 750	19,99 $	29,99 $
Webinar	1.200	Pro 1.500	39 $	58,50 $
Rechnungen	750 (+ Puffer)	Pro 1.500	39 $	58,50 $
Alle drei zusammen	~2.200	Pro 5.000	89 $	133,50 $

Der letzte Punkt ist entscheidend: Deine Tasks werden für alle Zaps im Account zusammengezählt. Drei harmlose Automationen landen zusammen knapp über der 2.000er-Grenze – und damit in einer Stufe, die monatlich über 110 € netto kostet.

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Die versteckten Kostenfallen

1. Mehrverbrauch (Pay-per-Task). Wenn du dein Kontingent überschreitest und Pay-per-Task aktiv ist, laufen deine Zaps weiter – zum 2,5-Fachen des Basis-Task-Preises bei Monatszahlung bzw. zum 1,25-Fachen bei Jahreszahlung. Bei der dreifachen Menge deines Kontingents ist Schluss bis zum nächsten Abrechnungszeitraum (Zapier Pricing). Ist Pay-per-Task aus, stoppen deine Zaps einfach am Limit – was bei einem Rechnungs-Flow ein eigenes Problem ist.

2. Multi-Step-Zaps. Ein „schnell noch eine Slack-Nachricht dazu” kostet bei 500 Läufen 500 Tasks.

3. Prüfintervalle. Viele Trigger fragen ihre App in Abständen ab: alle 15 Minuten im Free-Plan, alle 2 Minuten in Professional, jede Minute ab Team. Wer schnellere Reaktionen will, muss den Plan wechseln oder auf Webhook-Trigger setzen – und Webhooks by Zapier gilt als Premium-App, die es im Free-Plan nicht gibt.

4. Premium-Apps. Bestimmte Apps (z. B. viele CRMs und Webhooks) laufen nur in bezahlten Plänen. Der Free-Plan ist damit für viele Business-Abläufe gar keine Option.

5. Replays und KI-Schritte. Spielst du nach einem Fehler einen ganzen Zap erneut ab, zahlst du die bereits erfolgreichen Schritte nochmals. AI-by-Zapier-Schritte mit Tools können je nach Modellstufe mehr als einen Task pro Lauf verbrauchen.

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Datenschutz: Was du in AT und DE wissen musst

Zapier ist ein US-Unternehmen, deine Daten werden in den USA verarbeitet. Eine Option, Daten ausschließlich in der EU zu speichern, bietet Zapier laut eigener Datenschutz-FAQ nicht an. Die Übermittlung stützt Zapier auf das EU-US Data Privacy Framework, für das das Unternehmen zertifiziert ist, mit Standardvertragsklauseln als Rückfallebene. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) stellt Zapier online bereit (Zapier DPA, Zapier Data Privacy).

Praktisch heißt das: Für Lead-Daten, Newsletter-Anmeldungen und Rechnungen ist Zapier mit DPA und Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis vertretbar. Für Gesundheitsdaten, Daten aus Therapie oder Beratung oder alles, was Kunden ausdrücklich in der EU wissen wollen, würde ich Zapier nicht einsetzen. Das ist keine Rechtsberatung – im Zweifel klärst du das mit deinem Datenschutzberater.

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Ab wann n8n günstiger wird

Fairerweise: Für zwei, drei einfache Zaps mit wenig Volumen ist Zapier oft die beste Wahl. Du bist in zehn Minuten fertig, musst nichts hosten und hast die größte App-Auswahl am Markt. Die 20 bis 30 Dollar im Monat sind dann gut investiertes Geld.

Der Kipppunkt kommt mit mehrstufigen Workflows und wachsendem Volumen. n8n rechnet pro Workflow-Ausführung ab, egal wie viele Schritte darin stecken – ein Fünf-Schritt-Workflow kostet dort eine Ausführung statt fünf Tasks. Und selbst gehostet fallen nur die Serverkosten an (n8n auf Hetzner selbst hosten). Grob gesagt wird es interessant, sobald du in Richtung 2.000+ Tasks pro Monat gehst oder Daten in der EU halten musst.

Den kompletten Preis- und Funktionsvergleich mit konkreten Rechenbeispielen findest du in n8n vs. Zapier vs. Make. Wenn du deine bestehenden Zaps nicht selbst umbauen willst, übernehme ich das als n8n-Dienstleister für Österreich.

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Häufige Fragen zu Zapier Kosten

Ist Zapier kostenlos?

Ja, es gibt einen dauerhaft kostenlosen Plan mit 100 Tasks pro Monat. Er erlaubt aber nur zweistufige Zaps (ein Trigger, eine Action), keine Premium-Apps und keine Filter. Für einfache Benachrichtigungen reicht das, für echte Business-Abläufe meist nicht. Zusätzlich kannst du Professional 14 Tage ohne Kreditkarte testen.

Was kostet Zapier in Euro?

Zapier rechnet in US-Dollar ab. Der Professional-Plan kostet mit 750 Tasks umgerechnet rund 17 € pro Monat bei jährlicher bzw. rund 26 € bei monatlicher Zahlung, jeweils netto. Ohne gültige UID kommen 20 % (AT) bzw. 19 % (DE) Umsatzsteuer dazu.

Was ist ein Task bei Zapier?

Ein Task ist ein erfolgreich ausgeführter Aktionsschritt in einem Zap. Trigger, Filter, Paths, Formatter und Delay zählen nicht, fehlgeschlagene Schritte auch nicht. Ein Zap mit drei Actions verbraucht pro Durchlauf drei Tasks.

Was passiert, wenn meine Tasks aufgebraucht sind?

Mit aktiviertem Pay-per-Task laufen deine Zaps weiter, du zahlst den Mehrverbrauch mit Aufschlag (2,5-fach bei Monats-, 1,25-fach bei Jahreszahlung) bis maximal zur dreifachen Menge deines Kontingents. Ohne Pay-per-Task werden neue Läufe bis zum nächsten Abrechnungszeitraum angehalten. Zapier warnt dich per E-Mail bei 80 % und 100 %.

Kostet Zapier MCP oder Zapier Agents extra?

Zapier MCP ist in allen Plänen enthalten, verbraucht aber 2 Tasks pro Tool-Aufruf aus deinem normalen Kontingent. Zapier Agents haben ein eigenes Kontingent in Activities: 400 gratis pro Monat, mehr gibt es als bezahltes Paket.

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Du willst wissen, was deine Automationen bei Zapier tatsächlich kosten – oder ob sich der Wechsel zu n8n für dich rechnet? Schreib mir, ich rechne es mit dir anhand deiner echten Abläufe durch.

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Quellen

• Zapier: Plans & Pricing – abgerufen 2026-10-20
• Zapier Help: Tasks in Zapier – abgerufen 2026-10-20
• Zapier Help: Tax applied to Zapier charges – abgerufen 2026-10-20
• Zapier: App Directory – abgerufen 2026-10-20
• Zapier: Data Processing Addendum – abgerufen 2026-10-20
• Zapier: Data Privacy Overview – abgerufen 2026-10-20
• EZB: Euro-Referenzkurs USD – abgerufen 2026-10-20